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Tutorial: Resumen Administrativo y Financiero

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Introducción

Este documento describe el Resumen Administrativo y Financiero: el flujo que sigue el colaborador administrativo para gestionar despachos, caja, ventas y pagos en el sistema.

Importante: Cualquier inconveniente durante estos procesos debe reportarse de inmediato al Área de Sistemas.

1. Gestión de Despachos

El colaborador administrativo realiza las siguientes tareas:

  • Recepción de reportes de despachos de clientes y stock (si aplica), los cuales quedan registrados en el almacén de acopio.
  • Validación de los despachos:
    • Se verifica que todos los despachos estén conformes.
    • Si algún cliente tiene un descuento pendiente, el colaborador busca al cliente por fecha de despacho y gestiona el descuento correspondiente en la boleta.
    • Durante la gestión de descuentos, se determina si aplica descuento por unidades, peso o merma.
  • Una vez validados todos los despachos, se considera que la información está lista para la generación de ventas del día.
En el sistema

Órdenes de despacho → Listado de despachos; desde acciones del despacho puede aplicar Descuento (por peso o por cantidad de aves).

2. Apertura de Caja del Día

Primera vez usando el sistema

El administrador deberá registrar ventas actuales e históricas.

Cajas existentes
  • Se debe cerrar la caja anterior, validando y dando conformidad a los saldos pendientes de clientes.
Apertura de caja

Si en oficina comunican que algún cliente pasará su saldo pendiente actual o una cierta cantidad a ventas históricas (saldo histórico):

  • Primero se realiza el movimiento de dinero actual hacia el histórico, con el fin de no alterar la hoja de resumen y venta del día; es un proceso adecuado que se deberá llevar en orden.
  • En la ventana correspondiente, se ingresa el monto a transferir.
  • Si existe un registro histórico, se incrementará el saldo existente.
  • Si no existe, se registrará un nuevo saldo para su posterior pago diario.
En el sistema

Cajas → Cerrar caja anterior (validar saldos) → Apertura de nueva caja; opción de transferir a histórico para movimientos de saldo.

3. Registro de Ventas

El colaborador realiza los siguientes pasos:

  1. Accede a Ventas → Nueva Venta, asegurándose de trabajar sobre la caja actual.
  2. Revisa el reporte de despachos del día, correspondiente a las ventas a registrar.
  3. Selecciona al cliente y busca los despachos generados en el día.
  4. Ingresa el precio correspondiente a cada despacho.
  5. Dependiendo del saldo del cliente:
    • Sin saldo a favor: Se registra un solo monto de venta por despacho.
    • Con saldo a favor: El sistema aplica un descuento automático usando el saldo a favor como parte del pago.
  6. El colaborador valida que el saldo a favor del cliente sea correcto. Si se detecta algún error, se debe comunicar de inmediato al Área de Sistemas.
  7. Una vez registradas todas las ventas, se procede al registro de pagos.
En el sistema

Ventas → Nueva venta (con caja activa); al seleccionar cliente se muestran despachos y saldo a favor; el sistema puede aplicar saldo a favor automáticamente al registrar la venta.

4. Registro de Pagos

Proceso A: Cliente con saldo a favor

Si el cliente mantiene saldo a favor después de la venta y envía comprobantes de pago adicionales durante el día, el colaborador:

  • Registra el ingreso en Caja → Movimiento de Ingreso.
  • Valida que se trate de un pago adelantado, aumentando el saldo a favor del cliente.
Proceso B: Cliente con deudas pendientes

Para clientes con ventas pendientes de pago:

  • Se registran las amortizaciones en la sección de Amortización Múltiple.
  • Al seleccionar el cliente, el sistema muestra el saldo pendiente actual.
  • Se registran los pagos según las filas correspondientes a cada amortización:
    • Si los pagos son menores al saldo pendiente, se aplican como descuento a las ventas pendientes y se actualiza el saldo.
    • Si los pagos exceden el saldo pendiente, el exceso se registra como saldo a favor del cliente.

Cualquier inconveniente debe ser reportado de inmediato al Área de Sistemas.

En el sistema

Caja → Movimiento de Ingreso (pago adelantado / saldo a favor); Pagos → Amortización Múltiple para aplicar pagos a ventas pendientes; el exceso se registra como saldo a favor.

5. Procesos No Comunes

Cliente con saldo a favor y descuento adicional

Se aplica el descuento utilizando el saldo a favor, actualizando el histórico para evitar inconsistencias.

Cliente con saldo a favor y adicional pendiente

Se registra un monto adicional al saldo a favor del cliente, actualizando el histórico correspondiente.

En el sistema

Descuentos y adicionales se gestionan desde las acciones de la venta o desde los módulos correspondientes; el sistema sincroniza saldo a favor e histórico.

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